Bir zamanlar anahtarlar, verilen herhangi bir anahtara erişenin çok az veya hemen hemen hiçbir kontrole tabi olmadığı, kutular veya çekmecelerde saklanırdı. Hatta güvenlik sistemleri dijital kontrollere ve ağ yönetimleri dünyasına geçmelerine rağmen anahtarların kontrolü diğer sistem elemanlarından ve işletme operasyonlarından bağımsız kalmayı sürdürdü. Ancak anahtar kontrolü etkin bir erişim kontrolü ve tüm riski hafifletme sürecinin ana elemanlarından biri olduğundan entegre bir sistemin parçası olması da esastır. Neyse ki teknolojideki gelişmeler ve KeyWatcher (Anahtar Nöbetçisi) gibi yeni ürünler sayesinde entegre anahtar kontrolünü tesisin ağ içine alınmış güvenlik sisteminin bir parçası haline gelmesini sağladı.

Anahtar kontrol sistemleri halen uygulanmakta olan erişim kontrol uygulamalarını kuvvetlendirir ve kayıp anahtarlar veya kontrolsüz erişim ile beraber gelen maliyetlerin azaltılmasına yardımcı olur. Ayrıca bir anahtar kontrol ve yönetim planını genel fiziksel güvenlik stratejisinin bir parçası olarak uygulamaya almanın hiçbir zaman geç veya bu konu için çok erken olmadığını bilmek de önemlidir.

Anahtar kontrolü özellikle gazinolar ve oyun salonları, ıslahhane tesisleri, sağlık tesisleri, hastane işletmeleri, çok ailenin kullandığı apartmanlar ve eğitim tesisleri gibi son kullanıcı pazarları için önemlidir.  Bu aynı zamanda konferans merkezleri, hükümet ofisleri, kontrol odaları, otomotiv endüstrisi ve kurumsal binalar gibi tesislerde güvenliği gözetleyen biri için de çok önemlidir. Bu kullanıcıların daima anahtarı kimin aldığını ve ne zaman alındığını da bilmeye ihtiyaçları vardır. Bunlar anahtarlarıyla ilgili olarak, anahtarları kusursuz olarak kontrol eden ve izleyen, erişim kontrol ve diğer güvenlik sistemleriyle birlikte çalışan komple bir kontrole ortak ihtiyaç duyan pazarlardır. Ancak anahtar kontrolü getireceği artan güvenlik, kolaylık, personel üretkenliği ve güvenilirliğindeki artışın sağlayacağı ölçülebilir faydalar nedeniyle her ölçüde işletmeye uygulanabilir ve uygulanmalıdır.

Sistemin Etkileşimi
Bugün en gelişmiş anahtar yönetimi çözümleri erişim kontrolü ve bir seri entegrasyon ortakları tarafından sağlanan diğer sistemlere bağlanma imkânı veren açık iletişim protokollü sistemlerdir. Bir sistem çevre cihazlara RS232 veya Ethernet üzerinden ağ ile bağlanabilir. Anahtar kontrolündeki kritik bilgiler şimdi ilave güvenlik işlemlerinin yapılmasına imkân sağlayan çoklu sistemler üzerinden bağlanabilir.

Örneğin; özel bir anahtarı alan bir kullanıcı anahtar geri getirilene kadar tesise girme çıkması yasaklanabilir  ve eğer anahtar zamanında geri getirilmezse seçilen bir idare e-posta ile uyarılabilir.

Programlanabilir yazılımı olan bir anahtar kontrol sistemi sistem yöneticilerinin her kullanıcı için, kullanıcının klavye ile girebileceği bir atanmış PIN numarası ile, izin seviyeleri oluşturmasına imkân verir. Ayrıca biyometrik okuyucular gibi ilave erişim seçenekleri de ayrı bir güvenlik seviyesi ilave etmek için mevcuttur. Yöneticiler verileri ağa bağlanan herhangi bir bilgisayar ekranından görebilirler. Gelişmiş yazılım faaliyet raporlarını, değişik kritere göre ayrılmış faaliyetleri çalıştırabilir, rapor vb. ni bastırıp görüntüye getirebilir. Sistem yöneticileri; zaman, tarih ve kullanıcı koduna göre belli bir zaman parametresi için kullanıcı tarafından erişilen her bir anahtarın saat ve tarihini gösteren denetleme izleme raporlarıyla anahtar konumdaki önemli hareketleri izleyebilir,  pratik yönetim raporları üretebilir.

Dolaplar da
Tesiste bulunan bazı malzemeler bir anahtar kontrol sistemine olan ihtiyacı da artırabilir. Örneğin; daha önceden sadece ofis malzemelerini depolamak için kullanılan bir dolapta şimdi daha kıymetli şeyler saklanabilir ve kilitlenmesi gerekebilir. Bazı durumlarda ise güvenlik personeli için uygun şartlar oldukça yükselebilir. Örneğin, LAN üzerinden uygulanan değişiklikler hemen devreye girer ve bu da işlerine yakın zamanlarda son verilen personelin anahtarlara erişimini yasaklayabilir. Sistemin ağa bağlanabilmesi aynı zamanda, yönetimin uzaktan bir anahtarı serbest bırakmasına imkân verir, bu da anahtar kontrol ve yönetim çözümünün sağladığı kolaylık ve doğasında olan güvenliğe katkı sağlar.

Güvenlik yönetim aracı olarak yaygın kullanımları ve popülerlikleri üzerine inşa edilen anahtar kontrol sistemlerinin işlevselliği plastik kart şeklinde anahtarları veya diğer kıymetli öğelerin saklandığı işe özel modülleri ve dolapları kapsayacak şekilde genişlemiştir. Çeşitli şekilde düzenlenen dolaplar kredi kartlarını, hafif silahları, cep telefonlarını alıcı verici telsizleri, laptop bilgisayarları, tabletleri, nakit para çekmecelerini ve benzerleri saklamak üzere etkin olarak anahtar kontrol sistemlerindeki anahtarlar olarak kontrol edilip yönetilebilir.

Dolap modülleri kolaylıkla mevcut anahtar kontrol sistemleriyle birleştirilebilir veya müstakil varlık kontrol sistemleri olarak düzenlenebilir. Çalışmaları anahtar yönetim sistemlerine benzer, sadece burada önceden yetki verilen kullanıcılar dolaplardaki öğelere erişebilir. Öğeler kullanım kolaylığı bakımından herhangi bir açık dolaba iade edilebilir ve sistemler bir veya birden fazla kullanıcı için kişisel depolama alanı olarak düzenlenebilir. Sistemler aynı zamanda herhangi bir güvenlik ihlali durumunda güvenlik yönetimini alarma geçirecek şekilde tasarlanmışlardır. Açık bir kapı, içeri girmek için güç kullanılması, besleme enerjisinde kesilme veya hatta klavyenin hatalı kullanılması da bir alarmı tetikleyecek ve olayı jurnal dosyasına kaydedecektir.

İki El Bir Elden Üstündür
Anahtar kontrol ve varlık yönetimi sistemlerinin ikisi de organizasyonun özel endüstrisi içinde en yüksek güvenlik seviyesini korumasına yardımcı olacak özelliklerle kullanıma özel hale getirilebilir. Bu noktada, sistemin bütünlüğünün korunması için ilave güvenlik özellikleri mevcuttur. Örneğin, anahtarın ve varlıkların bulunduğu kabinin korunmasının kendisi kritik bir görevdir,  bir uzaktan erişim cihazı montesi dolap sisteminin güvenli bir odaya koyulmasını mümkün kılarak ilave bir koruma seviyesi temin eder. Yetkili bir çalışanın dolabın içindekilere erişiminin sağlanması için daha sonra ikinci bir şahsın PIN girdisi ve doğrulamasına ihtiyaç duyulur. Bu özelliklerin çoğu yürürlükteki standartlarla beraber yerel yönetim yönetmeliklerine uyumun korunması için hayati önemde katkılardır.

Tüm bu gelişmiş imkânlar anahtar kontrolün işlevini kökten değiştirecek ve onu ayrı olarak işlev yapan tarihi rolünden, son derece modern bir güvenlik sisteminin kritik bir elemanı olarak doğru yere dönüştürecektir.